Logiciels : renouveler vos contrats, opportunité ou obligation ?

La saison des négociations de contrat se profile. En effet, plus de 70 % des contrats logiciels des entreprises du CAC ont pour date anniversaire le 31 décembre, ce qui n’est guère pratique lorsque l’on veut passer de bonnes fêtes.

Vu les enjeux, entreprises et éditeurs préparent tôt les renouvellements de contrats, en particulier les contrats en millions comme l’EA Microsoft, l’ULA Oracle ou ses successeurs, ou l’IBM IESSO pour ne citer qu’eux.

Pour ce faire, les DSI et les Directions Achats les plus avisées travaillent par étapes ;

1. inventaire et analyse des usages et des déploiements – licences requises
2. comparaison des licences requises et acquises – compliance
3. définition des besoins à 3-6 ans : licences, maintenances, Professional services
4. négociation : produits, prix, contrat, T&C’s

 Les éditeurs mettent la pression sur leurs clients entre 12 et 24 mois avant le terme du contrat. Le plus souvent, les 1ères offres sont fantaisistes voire irréalistes (transformation du legacy et des produits historiques, migrations forcées vers les solutions en « as-a-service », prix en fortes hausses, up front énorme pour conserver les remises….) jusqu’à devenir adaptées quelques semaines avant la signature.

En conséquence, les clients abordent la « vraie » négociation, 2 ou 3 mois avant le terme, ce qui ne permet pas toujours d’avoir une discussion équilibrée avec l’éditeur, un échange approprié en interne et donc un accord satisfaisant.

L’interne est un challenge critique car les équipes de négociation doivent en permanence expliquer les offres éditeurs (souvent très « innovantes » et pas en ligne avec les demandes) afin d’obtenir les validations de ceux qui portent les budgets en premier lieu desquels le DSI groupe, DSI métiers, DSI filiales.

Pour augmenter son revenu de licences, son principal objectif et maintenir ses en-cours de support, l’éditeur commence toujours avec des prix élevés et des contraintes contractuelles fortes (remise en cause des acquis). Certains, heureusement pas tous, utiliseront le droit légitime d’audit, ou la menace, pour maintenir le client sous pression. Cette stratégie délibérée et compréhensible rend le travail interne complexe et parfois énervant et brouille complétement l’analyse des offres et des prix.

Renouveler mon accord à date anniversaire, contraintes ou opportunités ?
Il est dans l’intérêt de tous de disposer d’un contrat équilibré, répondant aux besoins et contraintes budgétaires du client mais aussi aux ambitions du vendeur. Mais cet objectif ne doit pas être poursuivi à tout prix.

Ne pas renouveler dans les temps, ou réduire la voilure peut être une bonne approche avec des bénéfices et des risques :

Perdre tout ou partie du support est un risque mais il peut être limité voire annihilé dès lors que le client s’est assuré de sa conformité et qu’il a évalué son besoin réel en maintenance et en support, en regard des montées de version prévues, des besoins en fix, correctifs, des contraintes d’usages liées au support (langue, master, usages en environnements virtualisés…). De nombreuses entreprises n’ont pas renouvelé à date, le monde ne s’est pas écroulé et le support n’a pas été coupé. Méfiance quand même.

Dégradation des conditions tarifaires, là aussi, les conséquences peuvent être évaluées grâce à un business case sur une longue période (3-6 ans). En réponse, le vendeur peut décider de dégrader les remises mais ce surcoût peut être compensé par les gains OPEX liés à l’arrêt du support. Le client peut aussi acheter le support ailleurs, à de meilleures conditions, se tourner vers les licences d’occasion ou migrer vers d’autres solutions pour gommer cette bosse et, in fine, faire des économies.

Changement dans les relations commerciales : tensions, escalades, audit. Ces conséquences sont notables mais prédictibles et gérables grâce à un bon alignement de l’organisation IT, achats, legal et du management de l’entreprise.

Quant aux bénéfices d’un accord non renouvelé à l’identique, ils sont nombreux.
Cette stratégie vertueuse, si elle est préparée et exécutée avec rigueur, permettra de faire des économies immédiates sur les OPEX, surtout quand on sait que la maintenance représente toujours plus de 50% des annuités et certainement sur les achats futurs du fait d’un meilleur équilibre des relations.

Elle atténuera le « rapport de force » défavorable aux deux parties pour créer une relation, on peut rêver, moins court termiste et plus équilibrée.

Enfin, ce signal sera perçu par les autres fournisseurs qui seront, à coup sûr, vu la taille et le caractère fermé de l’écosystème, informés de l’événement et donc plus prompts à travailler dans un intérêt mutuel et donc dans un cadre plus respectueux avec ceux qui financent leur P&L et donc leurs salaires…

Les personnes physiques « Global Account Manager » jouent personnellement gros sur ces échéances. Conscients de votre travail de préparation, et de l’alignement de la ligne hiérarchique pour ne pas signer à tout prix, ils sauront construire plus vite une proposition raisonnable.