Software Asset Management : avez-vous préparé votre Roadmap SAM 2023 ?

Software Asset Managers, en ce début d’année 2023, vous avez sûrement déjà préparé, ou vous êtes en train de finaliser votre Roadmap annuelle.
Comment faire progresser le Software Asset Management vers plus d’industrialisation et d’automatisation ?  Y-aura-t-il des audits cette année et comment puis-je protéger mon entreprise ? Pour quels éditeurs dois-je faire des ELP (Effective License Position) et comment les répartir dans l’année ? Comment la cellule SAM peut-elle permettre à l’entreprise de faire des économies ? Comment montrer le ROI de mes travaux ? N’ai-je rien oublié dans ma Roadmap ?

Autant de questions auxquelles il vous faut répondre pour assurer le succès de la démarche de Software Asset Management dont vous êtes le garant.
Pour vous inspirer ou vous rassurer, l’équipe Elée vous propose ci-dessous quelques sujets qui nous semblent incontournables pour la Roadmap Software Asset Management de cette année : 

Enjeux « Risques »

1.    Les audits de licences

Le contexte économique n’est pas facile en ce début d’année 2023, y compris pour les éditeurs. Chiffre d’Affaires en berne, licenciements, éditeurs historiques qui reprennent les audits après des années de pause… Même le « Roi » Microsoft a annoncé un dernier résultat en baisse et mobilise ses équipes. Les actionnaires et dirigeants des éditeurs, habitués à maintenir une croissance annuelle autour des 20%, ont déjà donné leurs directives pour tenir les objectifs. Soyez-en sûrs, il y aura des audits. Et il ne s’agira plus seulement des classiques IBM, Oracle ou Microfocus : la tendance va s’élargir et il faudra être prêt. Pour cela, la Roadmap 2023 du Software Asset Manager devra s’appuyer sur 2 piliers : un processus de gestion d’audit partagé au plus haut niveau de l’entreprise, et un Plan de Prévention des Audits Logiciels (PPAL). Un Quoi ? Vous savez, cette belle matrice qui permet, en fonction de différents critères exogènes et endogènes, de définir quels sont les éditeurs qui pourraient vous auditer dans les prochains mois… Si vous n’en avez pas encore, n’hésitez pas à demander un entretien avec mon collègue Benoît Plaine, c’est sa spécialité ! Et sur la base de ce PPAL, de réaliser un audit à blanc pour vérifier que vous êtes bien conforme.

2.    Anticiper l’imprévu

Ce point est important : que ce soit pour un audit, une fusion/acquisition, l’application d’une nouvelle décision de votre management, il est nécessaire de prévoir un budget et du temps pour l’imprévisible. Une année dure 12 mois et il peut se passer beaucoup de choses que vous n’aviez pas imaginé. Les clients qui s’appuient sur nous depuis plusieurs années en ont pris l’habitude. Cela évite de remplacer/d’annuler un chantier SAM, faute de temps ou de budget, et d’être au rendez-vous lorsque qu’un sujet imprévu se présente.

Enjeux « Dépenses »

3.    Préparer les négociations avec les éditeurs clés

Taux €/$ qui fait augmenter systématiquement de 20% les coûts, inflation s’ajoutant au phénomène, augmentation des price list, discount en baisse, bundlisation des produits etc sont autant de phénomènes actuels qui nécessitent de contrôler ses dépenses en préparant sérieusement les renégociations.
Pour ce chantier, identifiez les échéances contractuelles clés pour les 18 mois à venir et élaborez un retro-planning pour être prêt à négocier avec l’éditeur en ayant un maximum d’armes entre les mains : la fin de l’ULA Oracle en mai, la renégociation de l’Accord Entreprise Microsoft pour fin juin/décembre, le renouvellement du contrat Salesforce le 31 janvier de l’année prochaine, SAP qui propose un contrat RISE,… autant de sujets qu’il faut anticiper et travailler plusieurs mois en avance !
Pour chacun de ces éditeurs, le Software Asset Manager doit être en mesure de fournir au responsable des Achats IT et au Directeur des Systèmes d’Information une vision claire des usages et des besoins. L’objectif est d’éviter tout gaspillage d’argent et de payer le juste prix pour ce dont votre entreprise a besoin. Pour cela il sera nécessaire de réaliser un inventaire précis de vos usages et installations, au moins pour les principaux produits, de discuter de la trajectoire technologique avec les équipes IT pour identifier les nouveaux produits dont vous pourriez avoir besoin, anticiper la stratégie de l’éditeur et ce qu’il va vous proposer, comprendre l’articulation contractuelle pour trouver celle qui vous convient le mieux…  pour arriver à définir une cible technique (quels produits acheter), une cible contractuelle (un contrat le plus avantageux – ou le moins désavantageux – possible) et une cible financière (des quantités justes et une cible de prix/montant).
Souvent, nos clients interrogent les équipes Elée pour définir cette stratégie contractuelle, les arguments associés, afin de préparer un deal qui satisfera tant les équipes achats que les équipes IT.

4.    Le Cloud

Comme nous l’avions écrit dès 2019, nous sommes convaincus que le Software Asset Manager doit se saisir des sujets Cloud dans l’entreprise. Nous accompagnons de plus en plus de clients dans la renégociation de leurs contrats Cloud et la maîtrise des dépenses associées. Notre avis et donc que ce sujet doit avoir une place dans votre roadmap. Cela peut prendre plusieurs formes en fonction de votre contexte : le renouvellement du contrat AWS à négocier, un rapprochement avec les équipes architecture Cloud / FinOps pour mieux gérer les licences dans des environnements de Multi Cloud Hybride (BYOL, AHUB, etc…), la mise en place d’outils et de processus communs pour gérer les dépenses logicielles et Cloud.

Enjeux « Organisation »

5.    Industrialisation et automatisation 

Ce chantier est en quelque sorte le « socle » de toute démarche SAM. Chaque année, le Software Asset Manager fait le point sur ce qu’il a pu industrialiser l’année passée et ce qu’il pourrait faire durant l’année à venir pour élever encore son niveau de maturité et d’automatisation des activités de Software Asset Management. Bien sûr, ce sujet dépend clairement de votre maturité et de la stratégie SAM globale. Pour certains il s’agira de définir et rédiger les processus SAM clés puis de les implémenter au sein de l’entreprise. Pour d’autres, il s’agira de reconstituer une base propre des achats (produits acquis, contrats et dates d’échéances, dépense annuelle par éditeur, etc…). D’autres encore se lanceront dans l’implémentation d’un outil permettant de collecter de manière automatique et normalisée les usages et installations de logiciels afin d’éviter de solliciter trop souvent les équipes des Opérations IT pour réaliser les inventaires. Dans tous les cas, votre Roadmap ne peut pas échapper à cela : choisissez un thème de progression pour cette année et mener le !

6.    Economies générées et ROI de la démarche SAM

Mener une démarche SAM demande du temps et de l’argent. Soit pour construire une équipe interne et l’outiller, soit pour externaliser une partie des activités à partenaire expert de ces sujets tel qu’Elée. Dans les 2 cas, le Software Asset Manager va devoir élaborer un budget et montrer qu’il l’utilise à bon escient, sous peine de le voir diminuer ou même de le perdre. Par les temps qui courent, la question du ROI est centrale. Ainsi, votre Roadmap de cette année ne peut pas faire l’impasse sur l’initialisation et la mise à jour régulière d’un Tableau de Bord mettant en évidence mois après mois les fruits de vos travaux : Risk Avoidance, Cost Avoidance, Cash Savings, OPEX, CAPEX,… autant de catégories d’économies qui vous permettront de trier les gains réalisés et communiquer dessus au sein de votre entreprise ave des chiffres concrets.

Pour conclure cet article, je partage avec vous 4 thèmes plus précis qui nous semblent incontournables pour 2023 :

• O365 : Microsoft est l’éditeur le plus présent dans les entreprises et O/M365 est souvent le produit qui représente la plus grande part de la dépense. Si vous ne maîtrisez pas encore vos usages O/M365, il ne faut plus attendre ! Replay de notre webinar sur ce sujet 
• Vmware / Broadcom : le rachat de Vmware par Broadcom ne vous a pas échappé. Si votre contrat Vmware arrive bientôt à échéance, il semble important d’anticiper l’impact que peut avoir ce rachat sur votre négociation à venir, tant sur l’aspect financier que technologique
• JAVA : Oracle vient une nouvelle fois de changer les règles de licensing concernant JAVA ! Les experts Elée vous explique tout lors de ce Webinar Replay du webinar ici
• Processus & outils : dois-je acquérir un outil SAM ou puis-je utiliser uniquement mes outils déjà en place ? comment lier les outils aux processus SAM pour un maximum d’efficacité ? Un sujet au cœur de l’actualité de nombreux clients et dont nous vous avons parlé lors de ce webinar 

Très bonne année SAM à tous et à bientôt pour débattre ensemble sur ces sujets qui nous animent tous !